Zacznij tak samo jak w przypadku każdej dobrej rekrutacji – od określenia rzeczywistych zadań i kompetencji potrzebnych na danym stanowisku.

Następnie:

1. przygotuj dostępne ogłoszenie i możliwość aplikowania,
2. umożliw kandydatowi zgłoszenie potrzeb związanych z dostępnością,
3. oceniaj kompetencje, a nie rodzaj niepełnosprawności,
4. zapytaj, czy kandydat potrzebuje określonego dostosowania,
5. przed pierwszym dniem pracy uzgodnij niezbędne usprawnienia,
6. przygotuj stanowisko, dokumenty, systemy i zespół,
7. zaplanuj onboarding i sprawdzaj po rozpoczęciu pracy, czy przyjęte rozwiązania rzeczywiście działają.

Nie pytaj kandydata o diagnozę, rokowania czy inne szczegóły. Rozmawiaj o możliwościach wykonywania konkretnych zadań oraz o potrzebnych warunkach pracy. O braku przeciwwskazań zdrowotnych do wykonywania pracy orzeka lekarz medycyny pracy.

Pracodawca zatrudniający osobę z niepełnosprawnością może skorzystać z kilku form wsparcia.

Najważniejszą z nich jest miesięczne dofinansowanie do wynagrodzenia. Według stawek obowiązujących w materiale na sierpień 2026 r. maksymalne kwoty podstawowe dla pełnego etatu wynoszą:

• 2 760 zł – przy znacznym stopniu niepełnosprawności,
• 1 550 zł – przy umiarkowanym stopniu,
• 575 zł – przy lekkim stopniu.

W przypadku określonych schorzeń szczególnych kwota może wzrosnąć odpowiednio do:

• 4 140 zł,
• 2 585 zł,
• 1 265 zł miesięcznie przy pełnym etacie.
• Pracodawca może również ubiegać się m.in. o:
• refundację kosztów przystosowania stanowiska,
• refundację wyposażenia nowego stanowiska,
• refundację kosztów szkoleń,
• zwrot kosztów zatrudnienia pracownika
• pomagającego osobie z niepełnosprawnością.

Wysokość i możliwość uzyskania konkretnego wsparcia zależą od spełnienia warunków przewidzianych dla danego instrumentu.

Dostosowanie stanowiska nie musi oznaczać kosztownego remontu czy zakupu specjalistycznego sprzętu.

Najpierw należy ustalić, czy istnieją jakieś konkretne bariery utrudniające pracownikowi wykonywanie obowiązków. Następnie warto rozważyć kilka możliwych rozwiązań – również tych bezkosztowych.

Czasami wystarczy:

• zmiana organizacji pracy,
• praca zdalna,
• elastyczne godziny,
• inne ustawienie wyposażenia,
• zmiana sposobu komunikacji.

W innych przypadkach potrzebny może być specjalistyczny sprzęt, oprogramowanie, regulowane biurko, dostosowanie toalety, drzwi czy ciągów komunikacyjnych.
Pracodawca może ubiegać się o zwrot kosztów adaptacji i przystosowania stanowiska do wysokości 20-krotności przeciętnego wynagrodzenia, a w przypadku wyposażenia nowego stanowiska – do 15-krotności przeciętnego wynagrodzenia, jeśli spełni warunki programu.

Bardzo ważna jest kolejność działań: przy wielu formach wsparcia najpierw trzeba złożyć wniosek i zawrzeć odpowiednią umowę, a dopiero później ponosić wydatki.

Najważniejsze są dobra komunikacja, naturalność i jasne zasady współpracy.

Warto poinformować zespół, że nowa osoba doświadcza niepełnosprawności. Oprócz kwestii związanych z zasadami savoir-vivre, warto poinformować, że nowy pracownik czy pracowniczka może korzystać z określonych dostosowań lub uprawnień. Trzeba jednocześnie wyjaśnić, że inne warunki pracy nie oznaczają uprzywilejowania – mają umożliwić wszystkim pracownikom wykonywanie obowiązków na równych zasadach.

Dobrą zasadą jest: pytaj zamiast zakładać. Nie należy automatycznie pomagać pracownikowi ani zakładać, czego nie będzie w stanie zrobić.

• rozmawiać z nową osobą bezpośrednio i naturalnie,
• pytać przed udzieleniem pomocy,
• szanować jej prywatność,
• koncentrować się na kompetencjach i zadaniach,
• unikać zarówno dystansu, jak i nadmiernej opiekuńczości.

Informacje o diagnozie czy treści orzeczenia nie powinny być przekazywane zespołowi bez wyraźnej zgody pracownika.

Obowiązek dokonywania wpłat na PFRON dotyczy co do zasady pracodawców zatrudniających co najmniej 25 osób w przeliczeniu na pełne etaty, którzy nie osiągają 6-procentowego wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami.

Każde zatrudnienie osoby posiadającej odpowiednie orzeczenie może zwiększyć wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami i tym samym zmniejszyć wysokość obowiązkowej wpłaty. Po osiągnięciu wymaganego wskaźnika firma może zostać całkowicie zwolniona z tej wpłaty.

W przypadku osób z określonymi schorzeniami szczególnie utrudniającymi wykonywanie pracy stosuje się dodatkowo podwyższone współczynniki przy obliczaniu wskaźnika zatrudnienia. Przy znacznym stopniu niepełnosprawności jeden etat może być liczony jak trzy, a przy umiarkowanym jak dwa etaty. Dzięki temu zatrudnienie jednej osoby może w określonych sytuacjach znacząco obniżyć albo całkowicie wyeliminować obowiązkową wpłatę na PFRON.