Regulamin Avalon Camp

§ 1 Słownik pojęć

1. Organizator – Organizatorem Avalon Camp jest Fundacja AVALON – Bezpośrednia Pomoc Niepełnosprawnym, ul. Michała Kajki 80/82/1, 04-620 Warszawa, NIP: 952 20 21 000, KRS 0000270809.
2. Obóz – cykl zajęć zgodnych z Harmonogramem odbywający się w Ośrodku w dniach od 8.03.2025  r. do 15.03.2025 r.
3. Avalon Camp – nazwa własna Obozu organizowanego przez Fundacja AVALON – Bezpośrednia Pomoc Niepełnosprawnym.
4. Uczestnik – Uczestnik Avalon Camp to pełnoletnia w chwili daty rozpoczęcia Obozu osoba z niepełnosprawnością, posiadająca aktualne orzeczenie o niepełnosprawności lub osoba chcąca wziąć udział w Obozie. Głównym celem udziału Uczestnika w Avalon Camp jest zapewnienie możliwości aktywnego wypoczynku, integracji społecznej, rozwijania umiejętności oraz uczestnictwa w różnorodnych zajęciach i atrakcjach, dostosowanych do potrzeb i możliwości uczestnika.
5. Osoba zgłaszająca – osoba odpowiedzialna za zgłoszenie Uczestnika na Avalon Camp oraz za dokonanie niezbędnych formalności związanych z uczestnictwem. Może to być sam Uczestnik lub osoba trzecia m.in. rodzic, opiekun prawny, opiekun faktyczny lub inna osoba odpowiedzialna za Uczestnika. Osoba zgłaszająca jest również osobą do kontaktów pomiędzy Organizatorem a Uczestnikiem, a jej zadaniem jest dostarczenie Uczestnikowi niezbędnych informacji i dokumentów wymaganych przez organizatora.
6. Ośrodek – START Ośrodek Przygotowań Paralimpijskich, ul. Olimpijska 1, Wisła, 43-460 Wisła
7. Kadra – zespół osób odpowiedzialnych za organizację i prowadzenie Avalon Camp dla Uczestników. W składzie kadry są wykwalifikowani Fizjoterapeuci i Logopeda, pracujący w Fundacji Avalon.
8. Kierownik Avalon Camp – osoba oddelegowana z kadry, pracownik Organizatora.
9. Regulamin – niniejszy Regulamin określający zasady i warunki uczestnictwa w Avalon Camp oraz prawa i obowiązki Organizatora i Uczestników Avalon Camp.
10. Harmonogram – szczegółowy wykaz planowanych zajęć podczas Avalon Camp.
11. Zajęcia – aktywności zorganizowane i prowadzone przez kadrę Avalon Camp.

§ 2 Postanowienia początkowe

1. Organizatorem Avalon Camp jest Fundacja Avalon – Bezpośrednia Pomoc Niepełnosprawnym, z siedzibą w Warszawie przy ul. Domaniewskiej 50a.
2. Avalon Camp jest organizowany dla osób z niepełnosprawnością, posiadający aktualne orzeczenie o niepełnosprawności oraz osób pełnosprawnych będących rodziną lub pełniących rolę osoby asystenckiej  
3. Uczestnictwo w Avalon Camp jest dobrowolne i wymaga zgłoszenia oraz akceptacji niniejszego Regulaminu.
4. Wpłacenie zadatku rezerwuje miejsce w Avalon Camp i jest jednoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu.
5. Warunkiem uczestnictwa w Avalon Camp jest wypełnienie przez Uczestnika do dnia 07.02.2025r  r. Karty Kwalifikacyjnej Uczestnika Avalon Camp oraz zaakceptowanie niniejszego Regulaminu.
6. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany Harmonogramu, programu Avalon Camp, Zajęć oraz innych aspektów organizacyjnych, jeśli będzie to konieczne z przyczyn niezależnych od niego.
7. Organizator w czasie trwania Obozu zapewnia ubezpieczenie Uczestników od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) na terenie Obozu.
8. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie wypadki, szkody materialne lub inne szkody wyrządzone przez siebie innym osobom lub mieniu na terenie Obozu jak i poza nim.
9. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za utratę lub uszkodzenie mienia należącego do Uczestnika.
10. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania wszelkich przepisów prawa, regulaminów Ośrodka oraz poleceń Kadry.
11. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z chwilą jego ogłoszenia i obowiązuje do dnia 16.03.2025r  roku.
12. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają obowiązujące przepisy prawa.
13. Organizator jest uprawniony do zmiany postanowień Regulaminu w każdym czasie.

§ 3 Zgłoszenie udziału

1. Osoba zainteresowana udziałem w Obozie Avalon Camp powinna do dnia 07.02.2025  dokonać zgłoszenia udziału w Obozie i wpłacić zadatek w kwocie określonej w ust. 3 poniżej.
2. Zgłoszenie udziału w Obozie następuje poprzez mailowe zgłoszenie uczestnictwa na adres: [email protected] Zgłoszenie udziału powinno zawierać podstawowe informacje, takie jak dane osobowe Uczestnika, dane kontaktowe, informacje dotyczące stanu zdrowia i specjalnych potrzeb Uczestnika z niepełnosprawnością oraz wszelkie inne wymagane dokumenty lub informacje.
3. Osoba zgłaszająca/ Uczestnik zobowiązuje się do uiszczenia zadatku za Obóz Avalon Camp w wysokości 500 zł w terminie 7 dni od dokonania zgłoszenia nie później jednak niż do dnia 07.02.2025. Pozostała należność w wysokości 2500 zł płatna jest najpóźniej do 17.02.2025. Zgłaszający/Uczestnik dokonuje wpłaty po otrzymaniu faktury, która zostanie mu przesłana drogą mailową. W przypadku rezygnacji przez Uczestnika z Obozu zadatek nie będzie zwracany.
4. Przekroczenie terminu płatności zadatku lub pozostałej należności powoduje anulowanie zgłoszenia przez Organizatora.
5. Organizator zastrzega sobie prawo do zaakceptowania lub odrzucenia zgłoszenia udziału w Obozie z uwagi na dostępność miejsc, spełnienie określonych wymagań lub innych czynników. Organizator poinformuje zgłaszającego o akceptacji bądź odrzuceniu zgłoszenia za pośrednictwem poczty elektronicznej w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia.
6. Po dokonaniu akceptacji zgłoszenia i wpłaty całości kwot, o których mowa w ust. 3 powyżej Zgłaszający lub Uczestnik otrzyma informacje od Organizatora dotyczące listy rzeczy niezbędnych do zabrania na Avalon Camp. Lista rzeczy zostanie przesłana przez Organizatora do dnia 17.02.2025    pocztą elektroniczną do Zgłaszającego/Uczestnika.
7. Zgłaszający/Uczestnik jest odpowiedzialny za dostarczenie wszystkich wymaganych dokumentów, wypełnienie Karty Kwalifikacyjnej i przestrzeganie terminów określonych przez Organizatora.
8. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy udziału Uczestnika w Obozie Avalon Camp w przypadku nieprawidłowych lub niekompletnych informacji o Uczestniku zawartych w Karcie Kwalifikacyjnej lub w Zgłoszeniu udziału w Obozie.
9. Organizator Avalon Camp nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty, szkody lub konsekwencje wynikłe z nieprawdziwych, niekompletnych lub nieaktualnych informacji dostarczonych w zgłoszeniu udziału.

§ 4 Rezygnacja Uczestnika z udziału w Avalon Camp

1. Organizator Avalon Camp zobowiązuje się do zwrotu 50% wpłaconej kwoty II raty Uczestnikowi, w przypadku wycofania jego udziału z Avalon Camp do dnia 21.02.2025. W przypadku wycofania swojego udziału przez Uczestnika po tym terminie, wpłacone przez niego kwoty nie będą zwracane
2. Organizator Avalon Camp zastrzega, że zwrotu całej wpłaconej kwoty może dokonać jedynie  w przypadku szczególnych okoliczności losowych Uczestnika, takich jak  choroba uniemożliwiająca udział Uczestnika w Obozie, śmierć Uczestnika, ważne sprawy rodzinne. Decyzje o zwrocie wpłaconych kwot podejmuje wyłącznie Organizator po otrzymaniu wniosku o zwrot wniesionej opłaty zawierającego uzasadnienie zwrotu opłaty wraz z dokumentacją potwierdzającą dane okoliczności faktyczne.
3. Organizator Avalon Camp zastrzega sobie prawo do odwołania lub zmiany terminu Avalon Camp z przyczyn niezależnych od siebie. W przypadku takiej sytuacji, Uczestnik będzie mieć możliwość otrzymania zwrotu wpłaconej kwoty lub przeniesienia jej jako opłata za obóz, który odbędzie się w innym terminie ustalonym przez Organizatora. Organizator zastrzega, że odbycie obozu w innym terminie może wpływać na jego cenę.
4. Organizator Avalon Camp nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty, szkody lub konsekwencje wynikłe w związku z rezygnacją z udziału w Avalon Camp.

§ 5 Przebieg Avalon Camp, Termin Avalon Camp, aktywności zgodnie z harmonogramem, zakwaterowanie

1. Termin Avalon Camp: Obóz odbędzie się w dniach 08.03 – 15.03.2025 w START Ośrodek Przygotowań Paralimpijskich, ul. Olimpijska 1, Wisła, 43-460 Wisła
2. Zakwaterowanie Uczestników następuje w dniu 8.03.2025 r.  od godziny 15.00, Uczestnik powinien opuścić Ośrodek w dniu 15.03.2025 r. do godziny 10:00.
3. Cena obozu zawiera wyżywienie Uczestników Avalon Camp (śniadanie, obiad, kolacja).
4. Harmonogram aktywności: Organizator Avalon Camp przygotował różnorodne aktywności zgodne z harmonogramem, które obejmują:
   • Stretching – czyli coś dla ciała i ducha.
   • Zoga – zajęcia łączące asany jogi z pracą na powięzi.
   • Strefa oddechu – czyli jak prawidłowo oddychać i trenować nad wydolnością tlenową.
   • Zajęcia sportowe – ergometry, ping-pong i inne niespodzianki.
   • Wyprawa w góry*
   • Warsztaty logopedyczne – czyli z dykcją i gracją w wypowiedziach.
   • Trening siłowy – odczarujemy sprzęty na siłowni i pokażemy Wam jak bezpiecznie z nich korzystać na przyszłość.
   • Wodne atrakcje – czyli trochę się jednak pomoczymy w tych bąbelkach.
   • Warsztaty z autoprezentacji i wystąpień publicznych
   • Przejażdżka ciuchcią Wiślańska – przejazd ciuchcią i zwiedzanie urokliwej Wisły
   • Wycieczka do Chaty Pradziadów – wyprawa do muzeum kuchni regionalnej z warsztatami    kulinarnymi.
   • Szkolenie z zakresu sztucznej inteligencji (AI)
     *realizacja aktywności uzależniona od warunków pogodowych
5. Zakwaterowanie: Ośrodek zapewnia zakwaterowanie dla Uczestników. Dostępne są pokoje dwu, trzy i czteroosobowe, w każdym pokoju jest dostosowana łazienka z prysznicem. Ponadto, ośrodek posiada dodatkowe zaplecze sanitarne tj. łazienki i prysznice dostosowane do osób z niepełnosprawnością usytuowane poza pokojami.
6. W zakresie higieny osobistej oraz zabiegów toaletowo- pielęgnacyjnych Uczestnik jest samodzielny. Kadra Avalon Camp oraz personel Ośrodka nie pełni roli asystenta Uczestnika w zakresie  higieny osobistej  Uczestnika.  
7. Harmonogram: Organizator Avalon Camp dostarczy Uczestnikom w terminie najpóźniej do 07.02.2025r. po wpłacie zadatku gwarantującego uczestnictwo w Avalon Camp.

§ 6 Obowiązki Uczestnika Avalon Camp

1. Uczestnik zobowiązany jest:
   • Zapoznać się z Harmonogramem Avalon Camp.
   • W czasie trwania Obozu  Avalon Camp ściśle przestrzegać poleceń kierownika Avalon Camp lub innych osób do tego upoważnionych.
   • W razie wypadku lub złego samopoczucia niezwłocznie powiadomić Kierownika Avalon Camp bądź członka Kadry.
   • Informować Kadrę przed przystąpieniem do wykonywania zadanych zadań i ćwiczeń o swej każdorazowej niedyspozycji, stanie zdrowia i innych ograniczeniach uniemożliwiających ich wykonanie.
   • Przestrzegać ustalonych i obowiązujących w danych miejscach i sytuacjach regulaminów i procedur (regulamin ośrodka, basenu, obiektów sportowych, poruszania się po drogach itp.)
   • Przestrzegać zakazu samodzielnego oddalania się od grupy/ośrodka bez zgłoszenia Kadrze Avalon Camp.Po powrocie do ośrodka uczestnik również zobowiązany jest poinformować o tym Kadrę.
   • Utrzymywać w czystości zajmowane pomieszczenia oraz łazienki i toalety, dbać o higienę osobistą.
   • Przestrzegać ogólnie przyjętych zasad i norm kultury osobistej w relacjach z innymi ludźmi oraz podczas przebywania w różnych miejscach. Uczestnik powinien szanować prywatność innych Uczestników Avalon Camp oraz osób trzecich i unikać zachowań, które mogą naruszać ich komfort.
   • Przestrzegać zasad bezpieczeństwa wyznaczonych przez Organizatora i przedstawionych Uczestnikom podczas pierwszego spotkania organizacyjnego z kadrą obozu na miejscu w Ośrodku.
   • Przestrzegać ustalonej ciszy nocnej w godzinach 23.00-6.00.
   • Zabrać ze sobą niezbędne rzeczy osobiste wskazane m. in. w liście przekazanej przez Organizatora w odrębnym emailu do dnia 17.02.2025 r.
2. Uczestnik ponosi odpowiedzialność za przedmioty wartościowe, sprzęt oraz pieniądze, które ma ze sobą.
3. Uczestnik jest odpowiedzialny za przestrzeganie ustalonego Harmonogramu i dotrzymanie ustalonych godzin rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych zajęć.

§ 7 Obowiązki organizatora Avalon Camp

1. Zapewnienie odpowiednio zorganizowanego przebiegu Obozu Avalon Camp zgodnie z ustalonym Harmonogramem.
2. Dbanie o dostępność infrastruktury Ośrodka, w tym zapewnienie odpowiednich warunków zakwaterowania, wyżywienia oraz dostępności do atrakcji i zajęć.
3. Zapewnienie wysoko wykwalifikowanej Kadry, która będzie odpowiedzialna za prowadzenie zaplanowanych zajęć.
4. Przekazanie Uczestnikom wszelkich niezbędnych informacji dotyczących terminów, procedur, harmonogramu, oraz innych istotnych aspektów związanych z uczestnictwem w Obozie Avalon Camp.
5. Monitorowanie i zapewnienie bezpiecznych warunków podczas wszystkich aktywności obozowych, dbając o przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i zminimalizowanie ryzyka wypadków czy kontuzji.
6. Udzielanie pomocy i wsparcia Uczestnikom w przypadku sytuacji awaryjnych, problemów zdrowotnych lub innych nieprzewidzianych okoliczności.

§ 8 Dane osobowe

1. Zgodnie z art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, Fundacja  informuje że:
   • Administratorem danych osobowych Uczestnika/ Osoby zgłaszającej przetwarzanych w związku ze zgłoszeniem i udziałem w Obozie jest Fundacja Avalon Bezpośrednia Pomoc Niepełnosprawnym (KRS: 0000270809) NIP: 952 20 21 000), z siedzibą w Warszawie ul. Michała Kajki 80/82 lok. 1, 04-620 Warszawa.
   • W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt z Inspektorem Ochrony Danych drogą elektroniczną – adres email: iodo@fundacjaavalon.pl lub pisemnie na adres: ul. Domaniewska 50A, 02-672 Warszawa
   • Przetwarzanie danych osobowych obejmuje następujące kategorie danych dane osobowe Uczestnika/Osoby zgłaszającej, zawierające: Imię i Nazwisko, adres mail, adres zamieszkania/adres do korespondencji, nr telefonu, jednostkę chorobową, historię chorobową, diagnostykę, dokumentację medyczną.
   • Dane osobowe Uczestnika/Osoby zgłaszającej przetwarzane będą w zakresie niezbędnym do realizacji zgłoszeń i udziale w Obozie. Podstawą przetwarzania  danych osobowych Uczestnika/Osoby zgłaszającej jest art. 6 ust. 1 lit a, e, f, oraz art. 9 ust. 2 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE ( RODO) tj. jest to niezbędne do organizacji i wykonania czynności opisanych w niniejszym Regulaminie.
   • Dostęp do danych osobowych uzyskują upoważnieni pracownicy Administratora, w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych. Dane osobowe Uczestnika/Osoby zgłaszającej mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie Administratora w zakresie realizowanych przez niego obowiązków a także innym podmiotom.
   • Administrator nie będzie przekazywał danych osobowych Uczestnika/Osoby zgłaszającej do państwa trzeciego lub do organizacji międzynarodowej.
   • Dane osobowe Uczestnika/Osoby zgłaszającej przetwarzane będą do dnia 31 grudnia 2028 r. lub do czasu przedawnienia roszczeń, możliwości przeprowadzenia kontroli.
   • Uczestnikowi/Osobie zgłaszającej przysługuje prawo dostępu do swoich danych osobowych, prawo do żądania ich sprostowania, do ograniczania przetwarzania tych danych oraz prawo do żądania ich usunięcia po upływie okresu, o którym mowa powyżej.
   • W trakcie przetwarzania danych osobowych Uczestnika/Osoby zgłaszającej nie będzie dochodzić do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani do profilowania.
   • Uczestnikowi/Osobie zgłaszającej przysługuje  prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. Podanie danych osobowych jest konieczne dla celów związanych z organizacją i udziałem w Obozie.
2. Dane mogą być udostępniane podmiotom z nami współpracującym, świadczącym nam usługi niezbędne do prawidłowej działalności lub upoważnionym na podstawie przepisów prawa. 
3. Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do realizacji celów ich przetwarzania. 

§ 9 Reklamacje

1. Wszelkie reklamacje można złożyć bezpośrednio w Dziale Organizującym Avalon Camp Fundacji, za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: [email protected] lub pisemnie na adres: Fundacja Avalon ul. Domaniewska 50A, 04-620 Warszawa. 
2. Fundacja rozpatrzy reklamację w terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia jej otrzymania, informując składającego reklamację o jej wynikach. 
3. Zaleca się, aby reklamacja zawierała co najmniej imię i nazwisko zgłaszającego reklamację,  jego adres mailowy i numer telefonu oraz adres do korespondencji za pośrednictwem operatora pocztowego.

§ 10 Postanowienia końcowe

1. Organizator zobowiązuje się do przestrzegania obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Uczestnik wyraża zgodę na wykorzystanie swoich danych osobowych w zakresie niezbędnym do organizacji i przeprowadzenia Avalon Camp. Dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z polityką prywatności Organizatora.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do gromadzenia materiałów fotograficznych i wideo związanych z przebiegiem Avalon Camp. Uczestnik wyraża zgodę na wykorzystanie swojego wizerunku w celach promocyjnych i reklamowych Organizatora, w tym na stronach internetowych, mediach społecznościowych, materiałach drukowanych i innych nośnikach. W przypadku wyrażenia sprzeciwu co do wykorzystania wizerunku, Uczestnik  zobowiązany jest  poinformować o tym Organizatora na piśmie.
3. Komunikacja między Uczestnikiem a Organizatorem odbywa się głównie za pośrednictwem adresu e-mail: [email protected] oraz telefonicznie pod numerem 533317712. Organizator zobowiązuje się do odpowiedzi na zgłoszenia i zapytania w jak najkrótszym czasie.
4. Wszelkie zmiany lub dodatkowe informacje dotyczące Avalon Camp będą przekazywane Uczestnikom za pośrednictwem wymienionego adresu e-mail. Uczestnik zobowiązany jest do regularnego sprawdzania swojej skrzynki e-mailowej w celu otrzymywania najświeższych informacji.
5. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu w uzasadnionych przypadkach. Uczestnicy zostaną powiadomieni o wszelkich istotnych zmianach w regulaminie.
6. We wszystkich sprawach spornych dotyczących Uczestnika Obozu bądź jego zachowania ostateczną decyzję po konsultacjach z Kadrą Avalon Camp podejmuje Kierownik Avalon Camp.
7. Za szkody wyrządzone przez siebie odpowiadają materialnie Uczestnicy.
8. Podczas Obozu Avalon Camp obowiązuje całkowity zakaz stosowania środków odurzających. Nieprzestrzeganie ww. zasady spowoduje natychmiastowe usunięcie Uczestnika z Avalon Camp. W takim przypadku Uczestnikowi nie przysługuje zwrot jakichkolwiek kosztów związanych w jego uczestnictwie w Obozie.
9. Podczas zajęć obowiązuje całkowity zakaz spożywania alkoholu. Uczestnik nie zostanie dopuszczony do Zajęć jeżeli Organizator będzie miał uzasadnione przypuszczenia, że jest on pod wpływem alkoholu. Nieprzestrzeganie powyższej zasady może spowodować natychmiastowe usunięcie Uczestnika z Obozu Avalon Camp. W takim przypadku Uczestnikowi nie przysługuje zwrot jakichkolwiek kosztów związanych w jego uczestnictwie w Obozie.
10. W przypadku naruszenia przez Uczestnika Regulaminu, regulaminu Ośrodka lub innych przepisów powszechnie obowiązujących Uczestnik może zostać usunięty przez Kierownika z Avalon Camp. Usunięcie Uczestnika może nastąpić również w przypadku niemoralnego w opinii Kierownika Avalon Camp zachowania Uczestnika. W przypadku usunięcia Uczestnika z Obozu Organizator nie zwraca wpłaconych kwot tytułem opłaty za Avalon Camp.
11. Organizator nie odpowiada za zmiany w przebiegu Avalon Camp wynikłe z przyczyn niezależnych: warunki atmosferyczne, decyzje władz państwowych i innych instytucji.
12. Organizator nie odpowiada materialnie za pieniądze, przedmioty wartościowe, ruchomości Uczestnika oraz rzeczy osobiste Uczestnika.
13. Podczas Zajęć obowiązuje zakaz korzystania z telefonów komórkowych, z wyjątkiem sytuacji wyjątkowych/nagłych.