Regulamin uczestnictwa stacjonarnie i online w Konferencji Fundacji Avalon, 8-9.05.2026 r., Warszawa, CIC Warsaw, Chmielna 73 + online

§1. Zasady Ogólne

1. Definicje:
   • Konferencja – I Konferencja Fundacji Avalon – konferencja o nowoczesnych trendach kształtujących widoczność i prawa osób z niepełnosprawnościami, która odbędzie się w dniach: 8-9.05.2026 roku w: CIC Warsaw, przy ulicy Chmielnej 73 w Warszawie, w godz: 9:00 – 18:00.
   • Organizator – Fundacja Avalon – Bezpośrednia Pomoc Niepełnosprawnym, ul. Żegańska 21/23, 04-713 Warszawa, KRS 0000270809.
   • System Rejestracji (zwany dalej Systemem) – formularz internetowy w platformie internetowej Gridaly umożliwiający obsługę procesu rejestracji Uczestników i Uczestników online na Konferencję.
   • Użytkownik – każda osoba wykorzystująca System do dokonania rejestracji na Konferencję.
   • Uczestnik – osoba fizyczna, która ukończyła 18 lat i posiada pełną zdolność do czynności prawnych, która za pomocą Systemu Rejestracji prawidłowo zarejestrowała się na konferencję najpóźniej w terminie do dnia 09.05.2026 r. lub do wyczerpania miejsc.
   • Uczestnik online – osoba fizyczna, która ukończyła 18 lat i posiada pełną zdolność do czynności prawnych, która za pomocą Systemu Rejestracji prawidłowo zarejestrowała się na Konferencję.
   • Bilet – potwierdzenie udziału uczestnika w Konferencji.
   • Osoba trzecia – osoba zgłaszająca za pomocą Systemu Rejestracji, udział w konferencji Uczestnika.
2. Informacje dodatkowe.
   • Oficjalny serwis internetowy Konferencji znajduje się na stronie internetowej konferencji: https://www.fundacjaavalon.pl/konferencje/i-konferencja-fundacji-avalon/.
   • Zakres działania Systemu Rejestracji obejmuje usługę polegającą na przechowywaniu w bazie danych rejestracji Użytkownika, Uczestnika i Uczestnika online, a także obsłudze tej rejestracji przez Organizatora.
   • Wymagania techniczne związane z korzystaniem z Systemu nie odbiegają od wymagań technicznych dotyczących korzystania z sieci Internet. Użytkownik musi posiadać komputer lub telefon z dostępem do sieci Internet wraz z oprogramowaniem umożliwiającym przeglądanie jej zasobów.
   • Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników.

§2. Warunki uczestnictwa

1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany prelegentów oraz/lub programu Konferencji, z przyczyn od niego niezależnych. Uczestnikowi/Uczestnikowi online nie przysługuje w takim przypadku prawo do odszkodowania ze strony Organizatora.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu Konferencji z przyczyn od niego niezależnych. Jednocześnie Organizator nie pokrywa kosztów poniesionych przez Uczestnika/Uczestnika online w związku z udziałem w Konferencji.
3. Liczba bezpłatnych Biletów uprawniających do udziału w Konferencji jest ograniczona. O udziale w Konferencji decyduje kolejność zgłoszeń.
4. Uczestnik zobowiązany jest do posiadania w widocznym miejscu identyfikatora otrzymanego przez Organizatora i okazania go na każde wezwanie Organizatora lub osób upoważnionych przez Organizatora, przez cały czas trwania Konferencji.
5. Uczestnicy i Uczestnicy online zobowiązują się podczas Konferencji do zachowania kultury osobistej, poszanowania praw innych Uczestników/Uczestników online oraz innych osób. Wszelkie komentarze nie mogą obrażać w jakikolwiek sposób żadnych osób, zabronione jest wypowiadanie się i komentowanie w sposób wulgarny, obraźliwy oraz naruszające jakiekolwiek normy społeczne i moralne. W przypadku zachowania Uczestnika/Uczestnika online naruszającego kulturę osobistą lub poszanowanie praw innych osób a także komentowanie, wypowiadanie treści, które naruszają prawa innych osób lub normy społeczne Uczestnik/Uczestnik online zostanie pozbawiony możliwości udziału w Konferencji.
6. Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania aktualnych przepisów i zaleceń sanitarnych, w tym dotyczących COVID-19 lub innych chorób zakaźnych. Organizator może wprowadzić środki ochrony, takie jak maseczki, dezynfekcja rąk, dystans społeczny lub wymóg okazania testu. Osoby nieprzestrzegające zasad mogą zostać wykluczone z udziału w Konferencji.

§3. Rejestracja uczestnictwa w Konferencji

1. Rejestracja udziału Uczestnika w Konferencji rozpoczyna się od 03.03.2026 r. i trwa do wyczerpania puli biletów przeznaczonych dla Uczestników, ale nie dłużej niż do 09.05.2026 r. W sytuacji wyczerpania puli miejsc Organizator zastrzega sobie prawo wstrzymania rejestracji uczestnictwa w terminie wcześniejszym niż 09.05.2026 r.
2. Rejestracja udziału Uczestnika/Uczestnika online w Konferencji odbywa się wyłącznie online za pośrednictwem formularza rejestracyjnego dostępnego na platformie internetowej Gridaly: konferencja.fundacjaavalon.pl.
3. W celu poprawnej rejestracji w Systemie Użytkownik zobowiązany jest uzupełnić wszystkie pola oznaczone symbolem (*). Użytkownik gwarantuje, że wszystkie dane przekazane do rejestracji są prawdziwe. 
4. Aby ukończyć rejestrację, Uczestnik/ Uczestnik online musi złożyć oświadczenie o zapoznaniu się z i akceptacji treści niniejszego Regulaminu.
5. Po wypełnieniu i potwierdzeniu prawdziwości danych w formularzu rejestracyjnym na podany w nim adres e-mail zostanie wysłana wiadomość będąca potwierdzeniem otrzymania zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji – Bilet.
6. Uczestnik, który nie będzie mógł wziąć udziału w konferencji zobowiązany jest do powiadomienia o tym Organizatora poprzez bezzwłoczne wysłanie wiadomości mailowej na adres [email protected] nie później niż 04.05.2026 r. Organizator wyśle Uczestnikowi/Uczestnikowi online co najmniej dwie wiadomości mailowe oraz SMS-owe z przypomnieniem o konieczności ewentualnego odwołania udziału w Konferencji nie później niż do 04.05.2026 r.

§ 4. Zgoda na wykorzystanie wizerunku

1. Podczas Konferencji Organizator lub upoważnione przez niego osoby może przeprowadzać sesje fotograficzne oraz filmować przebieg Konferencji dla celów emisji w środkach masowego przekazu (telewizja, radio, Internet, prasa) lub dla celów dokumentacji, promocji, reklamy Organizatora i innych osób wskazanych przez Organizatora.
2. Uczestnictwo w Konferencji jest równoznaczne z wyrażeniem przez Uczestnika/, Uczestnika online zgody na utrwalanie, wykorzystanie i/lub rozpowszechnianie przez Organizatora i podmioty z nim powiązane wizerunku/głosu/wypowiedzi każdego z Uczestników/ Uczestników on-lin we wszystkich materiałach promocyjnych i marketingowych, prasowych bez ograniczeń czasowych i terytorialnych.
3. Wyrażenie zgody jest jednoznaczne z tym, iż fotografie, filmy lub nagrania wykonane podczas Konferencji mogą zostać umieszczone na stronie internetowej Konferencji lub innej zarządzanej przez Organizatora, a także na profilach prowadzonych przez Organizatora w serwisach społecznościowych oraz wykorzystane w materiałach promocyjnych, prasowych, a także rozpowszechniane w tym celu za pomocą wizji bądź fonii. Uczestnik zrzeka się niniejszym wszelkich roszczeń (istniejących i przyszłych), w tym również o wynagrodzenie względem Organizatora, z tytułu wykorzystywania ich wizerunku/głosu/wypowiedzi na potrzeby określone w niniejszym Regulaminie.

§ 6. Przetwarzanie danych

1. Administratorem danych osobowych Uczestników jest Fundacja Avalon Bezpośrednia Pomoc Niepełnosprawnym, ul. Żegańska 21/23, 04-713 Warszawa Kontakt z administratorem możliwy jest pod nr tel. 22 266 82 36 lub email: [email protected] Kontakt z inspektorem ochrony danych osobowych możliwy jest za pomocą email: [email protected].
2. Dane osobowe Uczestnika/Uczestnika online zawarte w formularzu zgłoszenia udziału w Konferencji zebrane przez Organizatora przetwarzane są w celu przeprowadzenia Konferencji zgodnie z postanowieniami Regulaminu, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO.
3. Dane osobowe Uczestnika/Uczestnika online nie będą przekazywane innym podmiotom poza podmiotami świadczącymi wsparcie IT.
4. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, a Uczestnik/Uczestnik online ma prawo do dostępu do treści swoich danych osobowych oraz ich poprawiania, usunięcia czy sprostowania. Uczestnik/Uczestnik online ma prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych oraz do wniesienia skargi do organu nadzorczego.
5. Organizator zastrzega sobie prawo do wykorzystania adresu e-mail i numeru kontaktowego podanego podczas rejestracji na Konferencję celem powiadamiania uczestników Konferencji m.in. o zmianach programu Konferencji lub Regulaminu.

§ 7. Przepisy porządkowe

1. Uczestnicy zobowiązani są przestrzegać zapisów regulaminu obiektu, obowiązującego na terenie obiektu, w którym organizowana jest Konferencja, w tym w szczególności zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP i przeciwpożarowych.
2. Uczestnicy/Uczestnicy online nie mają prawa do rejestracji (audio i/lub video) wystąpień prelegentów oraz warsztatów.
3. Uczestnik/ Uczestnik online przyjmuje do wiadomości, iż w sytuacji stwierdzenia przez Organizatora, iż Uczestnik, Uczestnik online narusza zapisy Regulaminu Konferencji, Organizator uprawniony jest do odmowy Uczestnikowi prawa udziału w Konferencji i żądania opuszczenia przez Uczestnika miejsca Konferencji lub budynku i terenu, w którym organizowana jest Konferencja. W przypadku naruszenia zapisów Regulaminu prze Uczestnika online Organizator jest uprawniony do zablokowania możliwości kontynuowania uczestnictwa w Konferencji online.

§ 8. Postanowienia końcowe

1. Organizator zastrzega sobie prawo dokonywania zmian w Regulaminie. Po ogłoszeniu przez Organizatora zmian w Regulaminie, każdy Użytkownik, Uczestnik/Uczestnik online, , powinien niezwłocznie zapoznać się ze zmianami. W przypadku braku akceptacji zmian Regulaminu, Uczestnik/Uczestnik online, Użytkownik powinien pisemnie powiadomić Organizatora o takiej decyzji środkami komunikacji elektronicznej na adres [email protected]. Oświadczenie to powinno dotrzeć do Organizatora najpóźniej w terminie 5 dni od wejścia w życie zmienionego Regulaminu. Jeżeli Organizator nie otrzyma oświadczenia Uczestnika/Uczestnika online lub Użytkownika o braku akceptacji zmian Regulaminu w podanym wyżej terminie przyjmuje się, że Uczestnik zaakceptował zmieniony Regulamin.
2. Kontakt z Organizatorem jest możliwy pod adresem: ul. Domaniewska 50a, 02-671 Warszawa, pod nr telefonu: 22 349 97 71, 666-324-329 w godzinach od 10:00 do 13:00 od poniedziałku do piątku poza dniami ustawowo wolnymi od pracy oraz poprzez pocztę elektroniczną pod adresem: [email protected].
3. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu udziału w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
5. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją.
6. Zarejestrowanie się w charakterze Uczestnika/Uczestnika online Konferencji jest równoznaczne z zaakceptowaniem niniejszego regulaminu.
7. Organizator może zapewnić wsparcie Uczestnikowi z niepełnosprawnością przy poruszaniu się po terenie na którym odbywa się Konferencja oraz spożywaniu posiłków. Organizator nie zapewnia wsparcia Uczestnikowi przy czynnościach toaletowych.
8. Organizator nie później niż do dnia 30 czerwca 2026 roku wyda certyfikaty uczestnictwa w Konferencji w wersji cyfrowej za pośrednictwem platformy Gridaly.

Warszawa dnia 27.02.2026 r.