W 2022 roku w Fundacji Avalon wdrożyliśmy aplikację Elektroniczny Obieg Dokumentów, bazującą na platformie Microsoft 365. Zadanie zostało zrealizowane przez firmę Systeo.

Jako Fundacja działamy już od prawie 20 lat. Nawet jeszcze 10 lat temu byliśmy kilkunastoosobowym zespołem z kilkoma projektami. A dziś? Ponad 130 osób, 12 działów, jeszcze więcej projektów. Zaczęliśmy od rehabilitacji, potem uruchomiliśmy projekt subkont i staliśmy się organizacją OPP. Kolejne lata, to kolejne projekty i działania, które odpowiadały na realne potrzeby społeczności OzN w Polsce i nie tylko. Dziś działamy w obszarze rehabilitacji (zarówno dla dorosłych jak i dla dzieci), wsparcia finansowego, dostępności, wsparcia międzynarodowego, sportu, aktywizacji zawodowej, rodzicielstwa i seksualności. Tworzymy kampanie społeczne, uświadamiamy, edukujemy, pomagamy.

Faktura w podróży dookoła biura

Z kilkoma projektami i kilkunastoma fakturami w miesiącu było prosto. W Administracji znaliśmy każda kartkę, opisywaliśmy, płaciliśmy, księgowaliśmy, archiwizowaliśmy. Sielanka. Z każdym kolejnym rokiem pomoc osobom z niepełnosprawnościami rosła. Projekty rosły. Zespół rósł. A razem z nimi rosła ilość faktur.

Faktura trafiała do administracji. Potem do kierownika. Potem do kolejnego działu. Potem ktoś ją poprawiał. Potem znów wracała. Potem ktoś jej szukał. Czasem wracała w pełnej gotowości do zapłaty. Czasem wracała z odciskiem kawowej aureoli. Czasem nie wracała wcale.

W tym czasie wpisywaliśmy numery budżetowe. Poprawialiśmy numery budżetowe. Poprawialiśmy poprawione numery budżetowe, bo ktoś uznał, że jednak były inne. A na koniec ich suma i tak nie zgadzała się z kwotą faktury i liczenie zaczynało się od nowa.

2 rzeczy były najważniejsze na fakturze: opis budżetowy i podpis kierownika. To one otwierały fakturze bramy do krainy przelewów. Terminy płatności zerkały na nas złowrogo, gdy ich brakowało. A przecież trzeba było jeszcze wykonać misję w postaci wprowadzenia przelewu do banku.

Wiecie, jak opłacić 27 papierowych faktur w banku? Powiem Wam. Wprowadzając dane do przelewu jeden po drugim. Faktura po fakturze, firma po firmie, kwota po kwocie. Bez  Crtl+C i Crtl+V.

Praca zdalna przyszła nagle. Chaos przyszedł razem z nią

Rosły stosy dokumentów a wraz z nimi w ekspresowym tempie zapełniały się półki z segregatorami. A potem przyszedł 2020 rok i wszyscy poszliśmy do domów. Proces, który i tak był trudny, stał się jeszcze bardziej skomplikowany. Faktury skanowaliśmy, wysyłaliśmy mailem, potwierdzaliśmy telefonicznie tłumacząc co właściwie ktoś ma zaakceptować („To są wasze koszty, naprawdę”). Akceptacja nie była na podpis, była na słowo honoru, a przelewy pachniały delikatną nutką niepewności, bo czy na pewno powinniśmy to zapłacić, hmm?

W 2021 roku postanowiliśmy, że potrzebujemy zmian. Nie chcieliśmy już pisać – chcieliśmy klikać.

System szyty na miarę

Zaczęliśmy szukać systemu do obiegu dokumentów finansowych, z którym weszlibyśmy w nową jakość obsługi faktur i przelewów. Były oferty. Były dema. Były prezentacje i obietnice. Ale był też jeden problem. To my musieliśmy dopasować się do wybranego programu. Nasze potrzeby nam na to nie pozwalały. A my nie chcieliśmy rewolucji, a przeniesienia naszych zasad ze świata papierowego do świata cyfrowego.

To była dla nas ważna zmiana, dlatego testowanie, sprawdzanie i analizowanie zajęło nam kilka miesięcy. Chcieliśmy poznać i posmakować jak najwięcej programów, zanim podejmiemy decyzję.

Gotowe rozwiązania były dostępne od zaraz, ale nie były dla nas. Żaden z programów nie spełniał naszych oczekiwań w 100%. A to nie sprawdzał kwoty faktury z opisem budżetowym, a to nie dawał możliwości edycji po zakończeniu procesu. Można by było wymień jeszcze kilka. Słyszeliśmy „Będzie Pan zadowolony”, ale w tle dźwięczała znana melodia z czeskiego serialu Pat i Mat.

I wtedy pojawili się ludzie z Systeo, którzy pokazali nam, że można. Swoją autorską aplikację do obiegu dokumentów zbudowali w Microsoft 365 wykorzystując Power Apps. O! Co to była za zmiana! Na początku aplikacja wyglądała niepozornie, nie wiedzieliśmy, czy będzie mogła spełnić nasze oczekiwania. Z każdym kolejnym spotkaniem okazywało się jednak, że możemy spełnić wszystkie nasze fakturowe zachcianki. „Proszę pana, a możemy mieć oddzielnie drzewo budżetowe na dotacje? A możemy sobie wysyłać faktury do banku? A taki guziczek na Split Payment to też możemy mieć?” No i wisienka na torcie – aplikacja nie wymagała zakładania kont pracownikom i logowania do oddzielnego programu.

Pracownicy Systeo cierpliwie odpowiadali na kolejne pytania, pokazywali nam działanie aplikacji, dali wersję demo do zabawy i wtedy już wiedzieliśmy. Bierzemy!

No dobra, to teraz trzeba to zbudować.

Drzewo budżetowe ☑

Lista działów i projektów ☑

Lista użytkowników ☑

Rodzaje uprawnień użytkowników ☑

Szablon pliku importu ☑

Szablon pliku eksportu ☑

Mapa całego procesu obiegu faktur wraz z możliwymi wyjątkami? ☑

Zespół z Systeo uzbrojony we wszystkie materiały zaczął pracę nad stworzeniem aplikacji. My z kolei musieliśmy uzbroić się w cierpliwość, choć oczekiwanie nie trwało długo. Po 2 miesiącach dostaliśmy uszytą specjalnie dla nas aplikację do przymiarki. Zaczęliśmy wielkie testowanie, mogliśmy poszaleć. Dodawaliśmy, zmienialiśmy, usuwaliśmy faktury. Wymyślaliśmy potencjalne problemy i wyzwania (A co się stanie, jak to kliknę?). Możliwości aplikacji obudziły w nas kolejne pomysły i potrzeby, dlatego przez kolejne 2 miesiące testowaliśmy sprawdzaliśmy i udoskonalaliśmy aplikację.

Deweloperzy cierpliwie odpowiadali na nasze potrzeby. Zmieniali ustawienia (Ja jednak chcę, żeby to okienko było po lewej stronie), dodawali nowe funkcjonalności (A jeszcze możemy dane firmy pobierać z GUS?) a także dynamicznie dostosowywali elementy procesu, kiedy zmieniała się nasza koncepcja (Ja jednak nie chcę takiego statusu dokumentu, chcę inny), podpowiadali co możemy jeszcze dodać, żeby praca w aplikacji była bardziej efektywna.

Nadeszła wiekopomna chwila

Czerwiec 2022. Mamy to. Mamy swoją aplikację, w której czujemy się dobrze. Proces przebiega zgodnie z oczekiwaniami. Aplikacja jest intuicyjna, wygodna, nie trzeba się jej jakoś specjalnie uczyć. Ale oczywiście pełną instrukcję też dostaliśmy. Ogłosiliśmy w Avalonie dobrą nowinę i zaczęliśmy już w szerszym gronie używać aplikacji.

Za czym nie tęsknimy? Za szukaniem faktur. W dowolnym momencie możemy sprawdzić, co się dzieje z fakturą z firmy X. Do kogo trafiła? Jaki ma termin płatności? Kiedy została zapłacona faktura z firmy Y, kto ją opisywał, a kto akceptował?

Co doceniamy? Faktury do aplikacji „wpadają” same. Aplikacja jest połączona z dedykowaną skrzynką mailową na którą dostajemy dokumenty. Wystarczy kliknąć „Zarejestruj”. Nowych kontrahentów dodajemy za pomocą magicznej różdżki (serio, ta ikonka tak wygląda). Mamy dostęp do wszystkich aktualnych numerów budżetowych, możemy je wybierać z listy. Mamy szablony opisów budżetowych, dzięki którym nawet rozbudowaną strukturę opisu możemy dodać w kilka chwil. Mamy system powiadomień o dodanych do aplikacji dokumentach i ich statusach – użytkownicy otrzymują powiadomienie na maila służbowego. Importujemy na raz nawet kilkanaście przelewów oraz dokumentów do księgowania. Możemy filtrować faktury po dacie, statusie, kontrahencie i wielu innych parametrach. Mamy możliwość edycji i korekty informacji na dokumencie na każdym etapie procesu. Mamy szereg innych usprawnień i możliwości, które sprawiają, że obieg dokumentów finansowych jest prosty, nowoczesny, przyjazny.
A! I wiecie co jeszcze mamy? Integrację z Power BI. Na bieżąco możemy sprawdzać koszty, tworzyć raporty i budżety.

I co dalej?

Mamy system, który rozwija się razem z nami. I mamy zespół, który potrafi ten system dopasować, zmienić, ulepszyć, kiedy tylko pojawia się nowa potrzeba.

W ciągu 3,5 roku wprowadziliśmy wiele udogodnień, zmian, czasem ograniczeń (nie myli się tylko ten, kto nic nie robi), m.in. przelewy walutowe, dodatkowe pola (kwota przelewu nie zawsze jest równa kwocie faktury), dodatkowe konta dla 1 kontrahenta, szablony opisów budżetowych, czy jeden z ostatnich zmian – pole na wpisanie nr faktury, który nadaje KSeF.

Współpraca z Systeo nie zakończyła się tylko na jednej aplikacji. Aktualnie mamy jeszcze 2 inne, również zbudowane na Power Apps.

W aplikacji „Lista Płac” rejestrujemy koszty wynagrodzeń pracowników, które również widzimy w Power BI, dzięki czemu mamy pełen dostęp do kosztów fundacyjnych. Dane importujemy na podstawie informacji pobranych z programu kadrowego. Przypisujemy pozycje budżetowe, oznaczamy poszczególne składniki wynagrodzenia.

W aplikacji Rejestr środków trwałych” pilnujemy sprzętów i wyposażenia fundacji. Wpisujemy tam każdy komputer, biurko czy sprzęt rehabilitacyjny, które mamy w Fundacji. Zapisujemy jego stan, miejsce i wartość. Tworzymy raporty i inwentaryzacje.

Kontynuujemy współpracę z Systeo, ponieważ nie sprzedali nam gotowego pudełka z instrukcją obsługi. Zamiast tego usiedli z nami, wysłuchali naszych historii, naszych problemów i naszych „a czy da się jeszcze tak…?”, a potem krok po kroku przełożyli to na rozwiązania, które naprawdę ułatwiają codzienną pracę. Bez rewolucji. Bez burzenia procesów. Za to z dużą dawką cierpliwości, elastyczności i zrozumienia, że każda organizacja działa trochę inaczej.

Rozwinęliśmy i nadal rozwijamy się jako organizacja. Pojawiają się nowe potrzeby, nowe pomysły i nowe wyzwania. Wspaniale, że jeśli ma się wtedy obok siebie partnera, który nie mówi: „Tego się nie da”, tylko pyta: „Jak dokładnie ma to działać?”. Takim partnerem w tej podróży i rozwoju okazali się dla nas ludzie z Systeo. Dzięki nim spędzamy mniej czasu na szukaniu faktur, a więcej na robieniu rzeczy, które naprawdę mają znaczenie.

Aplikacja w liczbach

Ilość użytkowników – 51 aktywnych użytkowników

Ilość wprowadzonych dokumentów: 13 tysięcy (12750 na dzień 11.02)

Ilość działów i projektów: 12 działów i 43 dotacje/projekty (aktualne i archiwalne)

14 rodzajów dokumentów (faktura, korekta, polisa, kilometrówka, bilet itp.)

34 rodzaje płatności – kilka kont i kart płatniczych, gotówka, barter, itp.

8 statusów płatności